10 мая 2022

Инструменты, помогающие в работе агентств и бизнеса. Денис Елисеев

Сооснователь Friends Moscow и школы MADS рассказал о 7-инструментах и работе с ними.

Денис Елисеев, сооснователь Friends Moscow и школы MADS, поделился с редакцией PR.uz 7-инструментами, которые могут выручить любой бизнес в работе, внутренних коммуникациях и различных процессах.

Каждый из этих инструментов постепенно, путём проб и ошибок, внедрялся в работу Friends Moscow и успешно показал себя, за что говорили итоговые показатели.

Важное примечание! Все программы интегрируются с остальными, то есть мы выбирали именно инструменты, которые работают вместе.

Здесь важно сделать ремарку, что все сразу инструменты, если вы их еще не используете, вводить сразу не нужно — возможно для вашей деятельности будет оптимальным ввести только часть из них.

Google Drive

Мы начали с того, что все документы начали выкладывать в облако. Использовали инструменты Google Drive – это Sheets, Docs и Slides. Что это решило?

С 2014 года мы начали работать онлайн. Что делать если ты дизайнер, к примеру, и ты заболел? Все материалы у тебя на компьютере. Ладно, если ты копирайтер, ты можешь легко прислать текст. Однако, если ты арт-директор, ты начинаешь долго скачивать необходимые файлы и это всё с температурой. Пересылать объемные файлы — это значит потерять весь день только на то, чтобы пересылать друг другу нужные материалы.

Теперь представьте, что вы собираете презентацию. Сначала стратег выстраивает презентацию, далее свою часть собирает креативная команда, потом копирайтер дополняет свою, а менеджер собирает по части таймингов. В результате, вы все соединяете, и выясняется, что у всех разный тэмплейт. Арт-директор садится и целый день тратит на то, чтобы это все пересобрать.

Google Slides очень удобна. Нас сразу привело к правилу, что мы сразу собираем презентацию, и первым делом, когда мы начинаем проект, мы выгружаем ее онлайн. И все, что люди делают, они делают сразу в онлайн-презентации, чтобы остальная команда видела.

Slack

Мы начали им пользоваться, когда ещё не было Telegram, но я по-прежнему считаю, что СЛЭК для проектного обсуждения удобнее, потому что здесь есть дополнительные «треды». В Telegram, при обсуждении большого сложного проекта, где параллельно идут дискуссии по 5-6 вопросам, все превращается в кашу. Становится тяжело увидеть всю логику, все переписку по одному конкретному вопросу.

В Slack же ты задаешь один вопрос, и далее вы уходите в обсуждения, в отдельный тред. Соответственно, если тебе нужно посмотреть всю предысторию переписки определенного вопроса, ты легко это делаешь, так как она идёт одной колонкой. Мы перешли в СЛЭК, потому что почта нас не устраивала, а СЛЭКом все были дико довольны.

Мы сначала пользовались им бесплатно, позже поняли, что очень важна история. В бесплатной версии ограничение в 40.000 сообщений, все остальные, более старые, стираются. Когда же мы смогли позволить себе платную версию, мы перешли на неё. Это стало прямо большой базой знаний.

У нас есть внутренний канал для сотрудников в СЛЭке — Friends work называется. В этом канале публикуются все презентации, которые были сделаны в агентстве для клиентов. Это, в свою очередь, позволяет всем знать, кто что делает и чем занимается. Каждый может смотреть чужие презентации, учиться, схватывать оттуда какие-то приемчики и применять в своих презентациях. То есть, не нужно собирать лекцию и каждый раз рассказывать, люди просто смотрят и обучаются сами. В долгосрочной перспективе это оказалось дико круто, когда приходил новый человек, первое что я ему говорил, это: «У тебя есть неделя. За неделю, изучи пожалуйста все презентации агентства, которые она делала за последние 2 года. Ты увидишь, как мы презентуем, как мы структурируем, как мы рассказываем и что мы делаем». 

Так, Slack, помимо общения, стал этакой площадкой для обучения новых людей. И это сильно помогает.

Asana

Следующий инструмент, который мы ввели, это Task Tracker. То, что часто используется в IT индустрии, когда ты передаешь задачи, или в видеопродакшн. Мы нашли Asana.

Задумались мы над task tracker’ом именно потому, что в одном из больших проектов упустили одну из задач, тупо забыли её сделать. Это чуть не поставило весь проект под срыв. Конечно, надо было как-то исправить ситуацию. Обязали себя вести все проекты продакшена. И это действительно сильно помогает, потому что ты всегда можешь зайти в задачи проекта и увидить на ком это всё висит, не упустишь ни одну задачу.

Это три инструмента, которые обязательны, на мой взгляд. Остальные можно использовать, как вспомогательные.

Float

Инструмент по подсчету времени. Это такой timesheet, часто используется в больших сетевых агентствах. Мы долгое время были против Float, потому что мы сами вышли когда-то из больших агентств и ненавидели эти программы. После поняли, что программа очень удобна — она позволяет считать маржинальность проектов.

Сколько времени вам оплатил клиент, сколько вы реально потратили на этот проект? С помощью Float, ты начинаешь лучше понимать себестоимость каждого проекта, начинаешь лучше понимать ценообразование. Где-то можешь сделать скидку клиенту, а где-то нет. Ты лучше понимаешь, сколько стоит каждый сотрудник. Объективно говоришь людям по поводу зарплаты.

Он обладает настолько богатой статистикой, что ты показываешь людям их цифры, которые говорят: «Еслм ты хочешь повышение, тебе нужно вот тут, над этим работать. Тебе нужно больше работать, быстрее».

Самый сложный инструмент, в плане введения в рабочий процесс. Он выглядит, как надзирательство. Как будто бы просто твоё начальство хочет знать, чем ты занимаешься. Однако через полгода, когда мы собрали дату и показали ребятам статистику — все поняли для чего мы это делаем.

Float предназначен для того, чтобы мы понимали, какие проекты эффективны, а какие нет. Могли выбивать больше денег с клиентов, на которое у нас появилось основание. Могли брать какие-то классные и интересные проекты, как-то планировать их так, чтобы они были не сильно нам в минус. Когда ребята увидели статистику, они все поняли. Дальше вопросов не было, теперь они активно спокойно заполняют сами.

Miro

Это виртуальная доска. Здесь есть очень много шаблонов и инструментов для совместной работы. Там у нас хранится исследования референсов, культурных исследований, идей. Мы делаем там синтез, в плане смыслов, там же проводятся фидбек сессии. Очень удобный инструмент, с безграничным количеством возможностей.

Notion

Наша база данных, библиотека, в которой собрано всё. Мы его используем в качестве внутреннего интернета. Там все просто. Как уйти в отпуск? Как делать декомпозицию? Какие у нас принципы, миссии, цели? Все на отчётной презентации, которую мы проводим перед сотрудниками раз в 3 месяца. Здесь полная информация с очень простой навигацией. При этом, эти все презентации хранятся на Гугл Драйве, но это просто такая удобная карточка агентства, где есть всё.

People Forсe

С недавних пор мы начали использовать HR инструмент, который вскоре, скорее всего, заменит notion. Это People Force. Инструмент, где человек может посмотреть всю свою статистику, когда он работает, все справки онлайн. Не надо дёргать никого из бухгалтерии или начальства. Там же ты можешь уйти в отпуск, посмотреть, сколько у тебя отпускных осталось, написать заявление.